Votre équipe tient ses propres infos à jour.

Coco Staff Portal donne à chaque personne de votre équipe sa propre page. Elle y tient à jour ses heures, ses services, ses prix et son profil. Ce qu'elle enregistre, c'est ce que vos calendriers et votre site affichent : vous ne retapez plus rien.

Ce que vos gens y font

• Heures : enregistrer leur semaine met à jour leurs disponibilités dans vos calendriers.
• Services et prix : les services qu'ils offrent, et leurs prix si vous le permettez.
• Profil : photo, quelques lignes sur eux, leurs langues.
• Distance de déplacement, pour les entreprises qui vont chez le client. L'adresse personnelle n'est jamais affichée.
• Leurs avis, leurs dates de contrat, leurs factures et reçus, quand vous les activez.

Chaque personne voit et modifie seulement sa propre fiche.

Ce que vous décidez

• Les pages que montre le portail.
• Qui a quoi : accès au portail, factures et reçus, pour tous ou une personne à la fois.
• Factures pour l'équipe : en option. Chaque personne reçoit une facture pour ses propres visites, en PDF par courriel. Les pourboires vont à la bonne personne.
• Reçus pour assurances : en option, et désactivés tant que vous ne les activez pas.
• Une personne qui quitte l'équipe perd l'accès tout de suite.

Sur votre site

Grille d'équipe, page et carte d'un membre de l'équipe, et avis d'une personne. Ils se mettent à jour quand quelqu'un enregistre son profil.

Fonctionne avec Coco Staff Onboarding (gratuit) : une nouvelle recrue configure ses heures, ses services et ses prix en arrivant.

Coco Staff Onboarding mène une personne de « J'aimerais travailler avec vous » à un membre de l'équipe prêt à travailler, sans tableur. C'est gratuit : aucun forfait, aucun essai, aucune carte.

Les étapes

• Une page carrières et un formulaire de candidature pour votre site, à votre image. Le candidat peut joindre son CV.
• Une entrevue par clavardage sur la page du candidat, avec vos questions dans votre ordre.
• Votre oui ou non sur la fiche d'embauche, ou selon des conditions que vous écrivez. Personne n'entre sans votre oui, sauf si vous activez le oui automatique.
• Un contrat à signer et une première rencontre à réserver, si vous utilisez ces étapes.
• Un accès est créé, puis un formulaire de configuration pour ses services, ses heures, ses emplacements et ses prix.
• Un tableau d'embauche dans votre CRM montre chaque candidat, de la candidature à l'arrivée.

Workflows

Un déclencheur pour chaque moment de l'embauche (candidature, décision, première étape planifiée, entente à signer, ajout à l'équipe) et une action pour chaque tâche d'embauche.

Fonctionne avec

Coco Staff Portal : la recrue tient à jour ses heures, ses services et ses prix. Coco Staff Voice : l'entrevue peut se faire au téléphone.

À savoir : l'app est gratuite. Les réponses du clavardage et les messages passent par votre CRM, qui les facture à ses tarifs habituels.

Deux appels vous prennent du temps chaque semaine : l'entrevue avec un bon candidat, et le membre de l'équipe qui ne peut pas venir cet après-midi. Coco Staff Voice est un agent téléphonique qui gère les deux, avec vos questions et vos règles.

Requiert Coco Staff Onboarding (gratuit), installé en premier. Il utilise aussi la voix IA de votre CRM et un de vos numéros de téléphone.

Pour l'embauche

• Fait l'entrevue quand le candidat appelle, ou quand votre workflow lance l'appel à l'heure choisie.
• Pose vos questions dans votre ordre et enregistre chaque réponse sur la fiche du candidat.
• Applique vos règles de oui et de non. Quand elles ne tranchent pas, la décision vous revient.
• Envoie le lien d'entrevue par texto, et le renvoie (deux fois au plus) après un appel manqué.
• Après votre oui, peut terminer l'arrivée au téléphone.

Pour votre équipe

• Reconnaît les membres de l'équipe par leur propre numéro.
• Leur lit leur horaire.
• Réserve un congé et dit quelles visites sont déjà réservées pendant ce temps.
• Trouve un remplacement : cherche qui d'autre est libre et ne déplace une visite que si le client dit oui.
• Met à jour leurs propres coordonnées.
• Demande un code à 6 chiffres, envoyé à leur propre téléphone, avant tout ce qui touche l'argent ou le calendrier d'une autre personne.

Fonctionne avec Coco Staff Portal : vous pouvez couper la voix pour une personne.

À savoir : votre CRM facture les minutes d'appel et les textos à ses tarifs habituels.